Hysbysiad Preifatrwydd Cwsmeriaid Cwmni VISION PRODUCTS PVCu.
Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Cwmni VISION PRODUCTS
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd mae Cwmni VISION PRODUCTS yn defnyddio gwybodaeth bersonol cwsmeriaid, isgontractwyr a thenantiaid cymdeithas dai ar gyfer cyflenwi Cynhyrchion PVCu. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth rydyn ni'n ei wneud.
Mae Cwmni Vision Products ynrhan o Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf sydd, ymhlith gwasanaethau eraill, yn cynhyrchu, cyflenwi a gosod cynhyrchion PVCu fel ffenestri a drysau yn uniongyrchol i'r contractwyr cyhoeddus a phreifat.
Mae Cwmni Vision Products hefyd yn cyflenwi cynhyrchion PVCu i nifer o ddarparwyr tai cymdeithasol fel Cymdeithas Tai Hafod, Trivallis a Chymdeithas Tai Rhondda.
Am ein bod yn defnyddio gwybodaeth bersonol cwsmeriaid, isgontractwyr a Darparwyr Tai Cymdeithasol a'u tenantiaid, rhaid inni sicrhau eu bod yn gwybod beth rydyn ni'n bwriadu gwneud â'r wybodaeth a phwy, o bosib, mae modd i ni fod yn rhannu'r wybodaeth hynny gyda nhw.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am gwsmeriaid a chontractwyr blaenorol a chyfredol sydd wedi archebu a phrynu cynhyrchion PVCu gennym ni, pethau fel ffenestri a drysau.
Rydyn ni hefyd yn cadw gwybodaeth am Ddarparwyr Tai Cymdeithasol sydd wedi gweithio gyda ni a rhai cyfredol, yn ogystal â thenantiaid rydyn ni wedi cyflenwi cynhyrchion PVCu iddyn nhw ar gais y gymdeithas dai i helpu i wella cyflwr yr eiddo ac i helpu i fodloni Safonau Ansawdd Tai Cymru.
Bydd y math o wybodaeth rydyn ni'n ei chadw a'i phrosesu fel arfer yn cynnwys:
- Manylion cyswllt y Cwsmer / Tenant, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriad e-bost.
- Manylion cyswllt ar gyfer isgontractwyr a chymdeithasau tai.
- Manylion y cynhyrchion PVCu gafodd eu harchebu.
- Gofynion cyflenwi, cyfyngiadau, risgiau a pheryglon yn y cartref.
- Manylion talu.
- Perthynas cwsmeriaid a gwybodaeth reoli.
- Cofnod ac adborth gan wasanaethau i gwsmeriaid, arolygon, sylwadau a chwynion.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth bersonol?
Bydd yr wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu a'i chadw am ein cwsmeriaid yn cael ei darparu gennych chi pan fyddwch chi'n gosod archeb ac yn talu am unrhyw gynhyrchion neu wasanaethau PVCu rydych chi wedi gofyn inni eu cynhyrchu a'u cyflenwi.
Byddwn ni hefyd yn derbyn gwybodaeth am gwsmeriaid gan drydydd parti, e.e. contractwr / adeiladwr / ffitiwr, pan fyddan nhw'n gofyn inni gynhyrchu a chyflenwi unrhyw un o'n cynhyrchion a'n gwasanaethau PVCu.
Byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth am gwsmeriaid gan ddarparwyr tai cymdeithasol. Er enghraifft, Trivallis, Cymdeithas Tai Hafod, Cymdeithas Tai Rhondda pan maen nhw'n gofyn i ni ddarparu cynhyrchion a gwasanaethau PVCu iddyn nhw er mwyn bodloni rhai safonau tai ac i wella diogelwch y cartrefi maen nhw'n eu rhentu.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth mae ein cwsmeriaid ac eraill yn ei rhannu â ni er mwyn:
- Prosesu archeb a chymryd taliad am y cynhyrchion a'r gwasanaethau gofynnwyd i ni eu cyflenwi.
- Cwblhau arolwg o'ch cartref a nodi unrhyw risgiau neu beryglon i'n staff dosbarthu a / neu isgontractwyr ffitio.
- Trefnu dosbarthu unrhyw gynhyrchion PVCu sydd wedi'u harchebu.
- Cadw cofnod o'r cynhyrchion PVCu sydd wedi'u darparu a'u dosbarthu.
- Rhedeg ein busnes a chadw cofnod o'n manylion cwsmeriaid, contractwyr neu Landlordiaid a'r nwyddau a'r gwasanaethau maen nhw wedi'u derbyn.
- Dibenion talu, treth a chasglu dyledion.
- Helpu i atal a chanfod twyll neu golled.
- Delio ag unrhyw ymholiadau neu faterion a allai fod gan ein cwsmeriaid, contractwyr neu landlordiaid am ein cynhyrchion a'n gwasanaethau.
- Dibenion iechyd a diogelwch a sicrhau ansawdd.
- Cofrestru'ch nwyddau PVCu ar gyfer unrhyw warantî sy'n cael ei roi gyda'n cynhyrchion a'n gwasanaethau.
- Cydymffurfio ag unrhyw weithdrefnau, deddfau a rheoliadau sy'n berthnasol i'n cynhyrchion a'n gwasanaethau.
- Gwirio bod yr holl waith wedi'i gwblhau.
- Cwblhau arolygon a holiaduron boddhad cwsmeriaid.
5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n cael defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol ein cwsmeriaid, contractwyr a Darparwyr Tai Cymdeithasol a'u tenantiaid yw naill ai er mwyn:
- Cyflawni unrhyw rwymedigaethau cytundebol sydd gennym gyda'n cwsmeriaid pan fyddan nhw wedi archebu a thalu am y cynhyrchion PVCu rydyn ni wedi'u darparu.
- Cyflawni unrhyw rwymedigaethau cytundebol sydd gennym gydag isgontractwyr, adeiladwyr / ffitwyr pan fyddan nhw wedi archebu a thalu am y cynhyrchion PVCu rydyn ni wedi'u darparu.
- Cyflawni unrhyw rwymedigaethau cytundebol sydd gennym â Darparwyr Tai Cymdeithasol pan fyddan nhw wedi archebu a thalu am y cynhyrchion PVCu rydyn ni wedi'u cyflenwi.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Efallai y bydd raid i ni rannu eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt a manylion y cynhyrchion sydd i'w dosbarthu i'ch cartref gyda thrydydd parti i drefnu dosbarthu cynhyrchion PVCu i'ch cartref.
Bydd raid i ni rannu gwybodaeth am unrhyw risgiau a pheryglon yn eich cartref sydd wedi'u nodi gan drydydd parti rydyn ni'n gweithio'n agos â hwy er mwyn sicrhau bod y cynhyrchion PVCu wedi'u darparu ac /neu wedi'u gosod yn ddiogel.
Byddwn hefyd yn rhannu manylion cwsmeriaid â sefydliadau sy'n gwarantu'r cynhyrchion PVCu rydyn ni'n eu gweithgynhyrchu, er enghraifft, FENSA.
Byddwn ond yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â sefydliadau dibynadwy rydyn ni'n gweithio mewn partneriaeth â nhw i gynhyrchu a chyflenwi ein cynhyrchion PVCu.
Os yw Cwmni Vision Products yn cael trafferth derbyn taliad sy'n ddyledus am wasanaethau sy'n cael eu darparu, bydd gwybodaeth am y ddyled yn cael ei rhannu ag Adran Gyllid RhCT a fydd yn dechrau'r broses adfer dyledion ar ein rhan.
7. Am faint o amser fyddwch chi'n cadw fy ngwybodaeth?
Am resymau gweinyddol ac i gydymffurfio â thelerau ac amodau unrhyw warantî, mae cofnodion yn cael eu cadw am 10 mlynedd o leiaf, a hynny at ddibenion warantî.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau.
Mae'r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Cliciwch yma www.rctcbc.gov.uk i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau a sut i'w harfer nhw.
9. Cysylltu â ni.
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni: