Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaethau Cyfreithiol
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau iddyn nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn y rhybudd preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol wrth ddarparu Gwasanaethau Cyfreithiol i'r Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.
Y Garfan Gwasanaethau Cyfreithiol yw prif ffynhonnell cyngor cyfreithiol i'r Awdurdod, ei Gabinet, ei Bwyllgorau, ei Aelodau Etholedig, ei Adrannau a'i Swyddogion. Mae'r garfan yn cynnwys pedair is-garfan arbenigol, sef Gofal Plant, Ymgyfreitha, Cynllunio ac Eiddo.
Mae'r Gwasanaethau Cyfreithiol yn delio â materion cyfreithiol ar ran y Cyngor mewn meysydd fel (ond heb eu cyfyngu i):
- Eiddo a Throsglwyddo
- Cyngor ar Gytundebau a Pharatoi Cytundebau
- Trwyddedu
- Gorchymynion Prynu Gorfodol
- Rheoli Adeiladu a Grantiau Adeiladu
- Addysg
- Traffig y Priffyrdd a Thrafnidiaeth
- Cynllunio
- Cyfraith Gyhoeddus
- Cyllid Corfforaethol
- Diogelu Plant a Mabwysiadu
- Aflonyddu
- Safonau Masnach a Gweithredu Cyhoeddus
- Iechyd yr Amgylchedd
- Iechyd a Diogelwch
- Gofal yn y Gymuned ac Iechyd Meddwl
- Ymgyfreitha Troseddol a Sifil gan gynnwys cyflafareddu
- Materion Adnoddau Dynol a Chyflogaeth
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Rydyn ni'n cadw gwybodaeth sy'n berthnasol i drafodiad cyfreithiol, pwnc y mater a'r partïon sy'n ymwneud â'r mater. Wrth weithredu yn y modd yma, byddwn ni'n casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol, er enghraifft:
- Enw, cyfeiriad, dyddiad geni, gwybodaeth gyswllt (rhif ffôn a chyfeiriad e-bost, lle bo'n briodol)
- Rhif Yswiriant Gwladol (lle bo'n briodol)
- Gwybodaeth a dogfennau adnabod
- Gwybodaeth ychwanegol yn ymwneud â'r trafodiad cyfreithiol i'n galluogi i symud yr achos yn ei flaen. Bydd hyn yn dibynnu ar y math o waith cyfreithiol sy'n cael ei wneud. Er enghraifft, mewn mater sy'n ymwneud â Diogelu Plant, efallai bydd angen eich cofnodion meddygol arnon ni. Yn ogystal â gwybodaeth iechyd, efallai bydd angen i ni hefyd brosesu data categori arbennig arall fel gwybodaeth fiometreg - efallai bydd hyn yn cynnwys ffilmiau CCTV a ffotograffau. Serch hynny, byddwn ni ond yn defnyddio'r wybodaeth yma os oes rhaid i ni wneud hynny i wneud gwaith cyfreithiol ar ran y Cyngor.
Rydyn ni'n prosesu -
Gwybodaeth bersonol yn ymwneud â phersonau naturiol dynodedig sy'n cael ei defnyddio i ddarparu gwasanaethau fel:
- Gofal cymdeithasol i oedolion a phlant
- Anghenion addysgol arbennig
- Ceisiadau cynllunio
- Hawliadau cyfreithiol
- Apeliadau ysgol
- Hawliadau a chwynion priffyrdd
- Gwasanaeth Bensiynau
- Gwasanaethau i Blant
- Gwasanaethau Troseddu Ieuenctid
- Safonau masnachu
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Mae'r wybodaeth yn dod o amrywiaeth o ffynonellau, ond yn y rhan fwyaf o achosion mae'r wybodaeth yn dod oddi wrthych chi. Weithiau mae pobl neu sefydliadau eraill yn darparu gwybodaeth bersonol trwy wneud cwyn neu gyflwyno gwybodaeth ar ran rhywun arall. Hefyd, mae modd i asiantaethau allanol fel awdurdodau lleol eraill roi gwybodaeth bersonol i ni.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw i -
- Cyflawni ein cyfarwyddiadau ar drafodiad cyfreithiol
- Cynnal swyddogaethau gorfodi yn ymwneud â (ond heb eu cyfyngu i) thrwyddedu, cynllunio a safonau masnachu
- Prosesu trafodion ariannol ar ran y Cyngor
- Diogelu unigolion rhag niwed neu anaf lle bo angen
O bryd i'w gilydd efallai bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth gyda thrydydd parti, gan gynnwys cynghorwyr cyfreithiol, cyrff llywodraeth, cyrff datrys anghydfodau a chyrff gorfodi'r gyfraith, yswirwyr neu ddarparwyr gwasanaethau eraill er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau o dan y gyfraith.
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Bydd y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer yn un neu ragor o'r canlynol:
- Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol fel rhan o'n swyddogaeth fel corff cyhoeddus
- Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol at bwrpas dilys cynrychioli'r Cyngor mewn trafodiad cyfreithiol
- Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i fodloni ein rhwymedigaethau o dan y gyfraith wrth gynrychioli'r Cyngor mewn trafodiad cyfreithiol
- Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i fodloni rhwymedigaethau cytundebol a chyfreithiol yn ymwneud â chyflawni contract.
Mewn amgylchiadau cyfyngedig, byddwn ni'n gofyn am ganiatâd yn uniongyrchol, er enghraifft wrth gynnal ymchwiliad cyhoeddus anstatudol am lôn pentre, bydd y rheini sydd eisiau cyflwyno tystiolaeth yn yr ymchwiliad yn cael dewis llofnodi ffurflen sy'n rhoi caniatâd i ni brosesu eu gwybodaeth bersonol.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?
O bryd i'w gilydd byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag ymgynghorwyr, darparwyr gwasanaethau ac adrannau gwasanaethau fel bod modd iddyn nhw ein cynorthwyo i brosesu trafodiad cyfreithiol. Bydd rhai o'r sefydliadau yma yn syml yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar ein rhan ac yn ôl ein cyfarwyddiadau. Bydd sefydliadau eraill yn gyfrifol i chi yn uniongyrchol am eu defnydd o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei rhannu gyda nhw. Rydyn ni'n cyfeirio atyn nhw fel rheolwyr gwybodaeth a byddan nhw'n dilyn eu polisïau diogelu data eu hunain (sy'n berthnasol i'w defnydd o'ch gwybodaeth).
Ym mhob achos byddwn ni ond yn gwneud hyn i'r graddau ein bod yn ystyried ei bod yn rhesymol gofyn am yr wybodaeth ar gyfer y dibenion yma.
Hefyd, lle bo'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu i gyflawni tasg gyhoeddus o dan awdurdod swyddogol y Cyngor, efallai byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda:
Cyrff cyhoeddus eraill:
- Sefydliadau gofal iechyd, cymdeithasol a lles
- Addysgwyr a chyrff arholi
- Llywodraeth leol a chanolog
- Ombwdsmyn ac awdurdodau rheoleiddio
- Llysoedd a thribiwnlysoedd
- Asiantaethau a chyrff gorfodi cyfraith rhyngwladol
- Awdurdodau gorfodi cyfraith ac awdurdodau erlyn
- Awdurdod cwynion yr heddlu
- y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)
Sefydliadau / unigolion eraill yn cynnwys:
- Teulu, cydnabod neu gynrychiolwyr yr unigolyn rydyn ni'n prosesu ei ddata
- Myfyrwyr a disgyblion gan gynnwys eu perthnasau, gwarcheidwaid, cynhalwyr neu gynrychiolwyr
- Sefydliadau ariannol
- Asiantaethau casglu dyledion ac olrhain
- Ymchwilwyr preifat
- Y wasg a'r cyfryngau
- Cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
- Cymdeithasau tai a landlordiaid
- Sefydliadau gwirfoddol ac elusennol
- Cwmnïau diogelwch
- Asiantaethau partner, sefydliadau sy wedi'u cymeradwyo ac unigolion sy'n gweithio gyda'r heddlu
- Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaethau Cyfreithiol
- Gweithwyr gofal iechyd proffesiynol
- Cynrychiolwyr cyfreithiol, cyfreithwyr amddiffyn
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen.
Serch hynny, mae'n ofynnol i ni gadw eich gwybodaeth am gyfnod ar ddiwedd y trafodiad. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu y cawn ni gadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o rhwng 7 a 93 mlynedd yn ddibynnol ar natur y trafodiad.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael mynediad i'r wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os hoffech chi wybod rhagor am sut rydyn ni'n trin gwybodaeth bersonol, mae modd i chi gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:
E-bost: legaladmin@rctcbc.gov.uk
Trwy lythyr: CBSRhCT, Y Pafiliynau, Parc Cambrian, Cwm Clydach, CF40 2XX