Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion y Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion y Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned:
Drwy anfon e-bost: prydarglud@rctcbc.gov.uk
Drwy ffonio: 01443 281140
Drwy anfon llythyr: Prydau yn y Gymuned RhCT, Heol Ynys-hir, Ynys-hir, RhCT, CF39 0AT
Pwy ydyn ni a'r hyn rydyn ni'n ei wneud
Mae Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned y Cyngor yn cefnogi oedolion i fyw yn eu cartrefi eu hunain drwy ddarparu pryd o fwyd o safon a sicrhau bod defnyddwyr gwasanaeth yn cael cyswllt dyddiol ag eraill. Mae'r gwasanaeth yn cynnwys:
- Staff y gegin – sy’n casglu ac yn cynhesu’r prydau.
- Staff dosbarthu – sy’n dosbarthu’r prydau i gartrefi defnyddwyr y gwasanaeth.
- Y Gwasanaeth Cymorth Gweinyddol – sy'n gweithio'n agos gyda'r Gwasanaeth i ddarparu cymorth gweinyddol a phrosesu atgyfeiriadau ar gyfer defnyddwyr y gwasanaeth. Mae modd i atgyfeiriadau ddod yn uniongyrchol gan y defnyddiwr gwasanaeth, gan deuluoedd y defnyddwyr gwasanaeth, ysbytai, Gwasanaethau Cymunedol y Cyngor, neu ddarparwyr iechyd eraill fel darparwyr gofal cartref allanol.
Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â'n gwasanaeth ar gael yma.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Efallai y byddwn ni'n prosesu data personol mewn perthynas â'r unigolion canlynol i ddarparu ein Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned:
- Defnyddwyr y Gwasanaeth
- Aelodau o deulu/ffrindiau defnyddiwr y gwasanaeth
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Efallai y byddwn ni'n prosesu'r categorïau o ddata personol canlynol i ddarparu ein Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, cod post, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
- Manylion adnabod personol megis dyddiad geni, cyfeirnod System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru
- Gwybodaeth iechyd fel alergedd neu ofynion deietegol a gwybodaeth am atgyfeiriad i'r gwasanaeth
- Crefydd ac ethnigrwydd i ddarparu gofynion deietegol arbennig, os oes angen
- Gwybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer y gyrrwr megis faint o amser mae'n ei gymryd i ateb y drws oherwydd cyflwr meddygol, rhif allwedd diogel ac ati.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i ddarparu'r Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Darparu pryd o fwyd i'r defnyddiwr gwasanaeth sy'n cyfateb i'w ddewis a'i ofynion deietegol
- Sicrhau diogelwch a lles defnyddwyr y gwasanaeth h.y., achos pryder a nodwyd wrth ddosbarthu pryd bwyd
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol ar gyfer y Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned yw;
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol Erthygl 6 (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rhwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus - Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Atodlen 1, Rhan 2, Dibenion Statudol a Llywodraethol - Deddf Diogelu Data 2018
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Y defnyddiwr gwasanaeth yn ystod y sgwrs ffôn gyntaf
- Aelodau o’r teulu/ffrindiau pan fyddan nhw'n cyfeirio defnyddiwr gwasanaeth at y gwasanaeth, neu’n cysylltu â ni i roi gwybod am newid gwasanaeth, h.y. arhosiad hir ar wyliau
- Gwasanaethau i Oedolion Rhondda Cynon Taf
- Darparwyr iechyd fel ysbytai neu gartrefi gofal
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu. Bydd yr wybodaeth sy'n cael ei rhannu a'r bobl y mae'n cael ei rhannu â nhw yn dibynnu ar natur a difrifoldeb y pryder a'r sefydliadau a'r asiantaethau sy'n ymwneud â chefnogi'r defnyddiwr gwasanaeth.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Gwasanaethau brys
- Y Gwasanaeth Tân
- Gwasanaethau Ambiwlans Cymru
- Yr Heddlu
|
Pryderon ynghylch diogelu neu faterion sy’n ymwneud â lles
|
|
Gwasanaethau i Oedolion RhCT
|
Pryderon ynghylch diogelu neu faterion sy’n ymwneud â lles
|
|
Dyledwyr RhCT
|
Codi mân anfonebau dyledwyr bob mis ac i fynd ar ôl dyled sy'n weddill
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio:
- Darparwyr Systemau TG
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion ar gyfer y Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned am:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
Y flwyddyn gyfredol + 1 flwyddyn
|
Ar gyfer codi tâl ac adennill dyledion
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan. Mae gwybodaeth nad oes iddi werth hirdymor neu dystiolaethol yn cael ei dinistrio yn ôl y drefn arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaeth Prydau yn y Gymuned yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- Drwy anfon e-bost: prydarglud@rctcbc.gov.uk
- Drwy ffonio: 01443 281140
- Drwy anfon llythyr: Prydau yn y Gymuned RhCT, Heol Ynys-hir, Ynys-hir, RhCT, CF39 0AT
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk